Software selbst bauen oder kaufen? Entscheidungshilfe für Unternehmen

Eine fünfzig Jahre alte Frage

1976 berichtete die Computerwoche über vier Anwender, die Standardsoftware prüften. Die Forderung: Das gekaufte Paket muss billiger sein als die eigene Entwicklung, am besten halb so teuer. Einer klagte über Anpassungskosten von bis zu 200 Prozent. Fünfzig Jahre später klingt das vertraut. Heute kommt Software als Abo aus der Cloud, und KI schreibt Code in Minuten. Das verändert die Rechnung, die Fragen dahinter bleiben: Was kostet die Lösung über ihre Lebensdauer, wer hält sie am Laufen, wie kommt das Unternehmen wieder heraus, und wo liegen die Daten? Diese vier Punkte kommen vor dem Preisvergleich.

Zur Wahl stehen drei Wege. Standardsoftware ist schnell im Einsatz, der Anbieter liefert Updates und Sicherheit, dafür passt sie nie ganz zum eigenen Ablauf. Eigenentwicklung passt genau, bindet aber Fachleute und Aufmerksamkeit über Jahre. Der dritte Weg ist die angepasste Standardsoftware. Das wirkt wie ein Mittelweg, hat aber eine eigene Kostenfalle: Jede Anpassung kostet bei jedem späteren Update erneut, durch Tests, Abhängigkeiten zu anderen Modulen, Wissen in wenigen Köpfen und einen erschwerten Systemwechsel. Anpassungen sollten sich deshalb binnen ein bis zwei Jahren bezahlt machen und jährlich auf den Prüfstand.

Was Software über die Lebensdauer kostet

Der Kaufpreis oder der erste Entwicklungsauftrag ist nur der Anfang. Danach kommen Pflege, Fehlerbehebung, neue Anforderungen, Schnittstellen, Schulung und Betrieb. Bei Standardsoftware steckt vieles davon im Abo, und Abos werden teurer. Eine Auswertung von Geschäftsanwendungen ergab, dass zwei Drittel ihre Preise zwischen 2009 und 2019 um durchschnittlich 98 Prozent anhoben. Wer kauft, sollte deshalb nach der Preisentwicklung der letzten Jahre fragen.

Bei Eigenentwicklung steckt die Pflege im eigenen Budget und in den eigenen Köpfen, und sie bleibt, wenn der Entwickler geht. Nach einer Bitkom-Umfrage fehlten 2025 in Deutschland rund 109.000 IT-Fachkräfte, eine freie IT-Stelle blieb im Schnitt 7,7 Monate unbesetzt. In einer Befragung von IT-Entscheidern war fehlendes Personal der häufigste Grund, Entwicklung nach außen zu vergeben. Die ehrliche Rechnung läuft daher über mehrere Jahre, vom ersten Auftrag bis zum Ausstieg.

Abhängigkeit vom Anbieter einplanen

Anbieterabhängigkeit, im Fachjargon Vendor Lock-in, liegt vor, wenn ein Wechsel technisch aufwendig, wirtschaftlich riskant oder organisatorisch kaum machbar ist. Abhängigkeit entsteht auf vier Wegen: über Technik (eigene Formate und Schnittstellen), Vertrag (lange Laufzeiten, offene Preisklauseln), Daten (Export nur ohne Zusammenhang) und Wissen (Mitarbeiter kennen nur dieses System). Die Folgen: Preiserhöhungen ohne Spielraum, Betriebsausfälle und geopolitische Risiken, etwa wenn Sanktionen den Zugang kappen.

Eigenentwicklung löst das nur zum Teil: Wer selbst baut, hängt an Entwicklern, Dienstleistern, Plattformen und Bibliotheken. Die Gegenmittel gelten deshalb für alle Wege: Datenexport in dokumentierten Formaten vertraglich sichern und regelmäßig üben, feste Vertragstexte statt Verweise auf Anbieterwebseiten, Preisobergrenzen und Verhandlungen zwölf Monate vor Vertragsende. Der Ausstiegsplan wird gepflegt wie eine Versicherung.

Datenschutz gehört in die Auswahl

Sobald Software Namen, Kontaktdaten, Gehälter oder Kundendaten verarbeitet, entscheidet der Datenschutz mit, und zwar vor der Unterschrift. Bei gemieteter Cloud-Software verarbeitet der Anbieter diese Daten im Auftrag des Unternehmens. Das heißt Auftragsverarbeitung, und verantwortlich bleibt das Unternehmen. Es darf nur einen Anbieter wählen, der hinreichende Garantien für technische und organisatorische Schutzmaßnahmen bietet. Dazu gehört ein schriftlicher Vertrag mit Gegenstand, Dauer, Zweck, Schutzmaßnahmen und Kontrollrechten. Unterauftragnehmer brauchen die Zustimmung des Unternehmens, für Daten außerhalb der EU gelten zusätzliche Regeln. Auch Fernwartung mit Zugriff auf Daten fällt darunter.

Bei Eigenentwicklung entfällt dieser Vertrag, dafür liegt alles im eigenen Haus: Zugriffsrechte, Verschlüsselung, Löschfristen, Protokollierung und die Frage, wer am Wochenende das Sicherheitsupdate einspielt. Teuer wird es, wenn diese Punkte erst nach der Entscheidung auffallen.

KI verschiebt die Rechnung

KI-Werkzeuge senken den Einstiegspreis für den Eigenbau messbar. In drei Feldexperimenten mit 4.867 Entwicklern bei Microsoft, Accenture und einem Großkonzern erledigten Entwickler mit KI-Assistent 26 Prozent mehr Aufgaben. Berufsanfänger gewannen 27 bis 39 Prozent, erfahrene Entwickler 8 bis 13 Prozent. Eine kleine Studie mit 16 erfahrenen Open-Source-Entwicklern in ihren eigenen Projekten fand das Gegenteil: Mit KI brauchten sie 19 Prozent länger, glaubten hinterher aber, schneller gewesen zu sein.

Für die Entscheidung zählt, was nach dem ersten Code kommt. Eine Auswertung von über 300.000 KI-erzeugten Änderungen in 6.299 Projekten fand bei jedem Assistenten in mehr als 15 Prozent der Beiträge mindestens ein neues Problem. Fast jedes vierte davon war in der aktuellen Fassung noch offen. In der Stack-Overflow-Umfrage 2025 ärgerten sich 66 Prozent der Entwickler über Lösungen, die fast richtig sind, und 45 Prozent fanden das Debuggen von KI-Code zeitraubender. Und die Werkzeuge kosten: Laut Gartner geben 23 Prozent der Technikverantwortlichen 200 bis 500 Dollar pro Entwickler und Monat aus, 6 Prozent über 2.000 Dollar. Bis 2028 sollen diese Kosten das Durchschnittsgehalt eines Entwicklers übersteigen. Wer den Eigenbau wählt, braucht Tests, Code-Prüfungen und jemanden, der den KI-Code auch in drei Jahren noch versteht.

Fünf Schritte zur Entscheidung

Die Reihenfolge zählt, der Preisvergleich kommt zum Schluss.

1. Ablauf verstehen: Wer arbeitet mit der Lösung, was wird dadurch leichter, und wird sie gern genutzt? Diese drei Fragen stehen am Anfang, dort, wo die Arbeit passiert.
2. Standard prüfen: Klären, ob ein fertiges Produkt den Kern abdeckt und ob das Fehlende ein Wettbewerbsvorteil ist oder nur Gewohnheit.
3. Über Jahre rechnen: Für jede Variante Einführung, Schnittstellen, Schulung, Pflege, Betrieb, KI-Werkzeuge und Ausstieg über die geplante Nutzungsdauer ansetzen.
4. Abhängigkeit und Datenschutz klären: Datenexport, Preisobergrenzen, Vertragslaufzeit, Auftragsverarbeitung und Ort der Daten vor der Unterschrift regeln.
5. Zuständigkeit festlegen: Bestimmen, wer die Lösung in drei Jahren betreut, wer KI-erzeugten Code prüft und wer über Erweiterungen entscheidet. In einer Anbieterumfrage unter 817 Nutzern hatten 60 Prozent im vergangenen Jahr Werkzeuge ohne Wissen der IT gebaut. Das spart heute Zeit und kostet später den Überblick.