Die Kennzahlen, die ein Geschäftsführer wirklich braucht

Gewinn auf dem Papier, Konto leer

Im Jahr 2025 haben die Amtsgerichte in Deutschland 24.064 Unternehmensinsolvenzen registriert, so viele wie seit 2014 nicht mehr. Nach einer Auswertung der Wirtschaftsauskunftei Creditreform trafen mehr als 80 Prozent dieser Insolvenzen Kleinstunternehmen mit höchstens zehn Mitarbeitern. Schon 2006 hatten der Kreditversicherer Euler Hermes und die Universität Mannheim 125 Insolvenzverwalter nach den Ursachen gefragt. Auf Platz eins landete fehlendes Controlling mit 79 Prozent, vor Finanzierungslücken und schlechtem Forderungsmanagement.

Controlling klingt nach Abteilung und Berichtswesen. Für ein Unternehmen mit zwölf Mitarbeitern heißt es etwas Einfacheres: Der Geschäftsführer kennt eine Handvoll Zahlen, und zwar aktuell statt erst beim Jahresabschluss. Fünf Kennzahlen reichen für den Anfang. Sie beantworten drei Fragen: ob das Unternehmen nächsten Monat zahlen kann, ob es mit seiner Arbeit Geld verdient und ob es einen schlechten Monat aushält.

Kontostand und Liquiditätsvorschau

Die erste Zahl ist der Kontostand, zusammen mit dem, was in den nächsten Wochen fällig wird: Gehälter, Miete, Sozialversicherung, Steuern, Lieferanten, Kredittilgung. Dem stehen die Zahlungseingänge gegenüber, mit denen sich fest rechnen lässt. Aus beidem entsteht eine Liquiditätsvorschau. Juristen und Sanierungsberater empfehlen dafür mindestens 13 Wochen im Voraus, Woche für Woche. Für ein kleines Unternehmen genügt eine Tabelle mit einer Spalte je Woche.

Diese Vorschau ist mehr als gute Betriebsführung. Seit 2021 verpflichtet das Gesetz Geschäftsführer einer GmbH und anderer haftungsbeschränkter Gesellschaften, fortlaufend über Entwicklungen zu wachen, die den Fortbestand des Unternehmens gefährden. Kann die Gesellschaft ihre fälligen Rechnungen nicht mehr bezahlen, ist sie zahlungsunfähig. Dann bleiben höchstens drei Wochen für den Insolvenzantrag, und diese Frist ist keine Verhandlungspause. Wer sie versäumt, haftet persönlich und macht sich strafbar. Wer den Engpass dagegen drei Monate vorher in seiner Tabelle sieht, hat Zeit, mit der Bank oder mit Kunden zu reden.

Offene Rechnungen und Zahlungsdauer

Die zweite Zahl steht in der Liste der offenen Posten: Wie viel Geld schulden Kunden dem Unternehmen, und wie lange schon? Creditreform hat für das zweite Halbjahr 2025 rund 3,8 Millionen Rechnungen ausgewertet. Unternehmen räumten ihren Kunden im Schnitt ein Zahlungsziel von gut 32 Tagen ein, und die zahlten dann noch einmal siebeneinhalb Tage zu spät. Bis das Geld ankommt, vergehen also im Schnitt knapp 40 Tage. Wer Anfang März eine Rechnung schreibt, hat den Betrag Mitte April. Die Löhne für März sind dann längst bezahlt.

Deshalb gehört die durchschnittliche Zahlungsdauer der eigenen Kunden auf das Blatt des Geschäftsführers. Steigt sie, ist das ein Frühwarnsignal, auch wenn der Umsatz stimmt. Dazu gehört eine feste Routine: Rechnung am Tag der Leistung, Erinnerung am Tag nach Fälligkeit, Anruf eine Woche später. Die Insolvenzverwalter in der Mannheimer Umfrage nannten unzureichendes Forderungsmanagement in 64 Prozent der Fälle als Ursache.

Rohertrag und Umsatzrendite

Umsatz ist die Zahl, die jeder kennt und die am wenigsten sagt. Wichtiger ist, was davon übrig bleibt. Der Rohertrag ist der Umsatz abzüglich Wareneinsatz und Fremdleistungen, also das Geld, mit dem das Unternehmen Personal, Miete und alles Übrige bezahlen muss. Er steht in jeder betriebswirtschaftlichen Auswertung des Steuerberaters, kurz BWA, weit oben. Ein Handwerksbetrieb, der mehr Umsatz macht, aber dafür mehr Material zukaufen muss, kann am Ende weniger Rohertrag haben als im Vorjahr.

Die Umsatzrendite zeigt, wie viel Gewinn von jedem Euro Umsatz bleibt. Nach dem Mittelstandspanel der Förderbank KfW lag sie im Mittelstand zuletzt im Schnitt bei 7,0 Prozent: Von jedem Euro Umsatz blieben sieben Cent Gewinn. Der Durchschnitt taugt nur als grobe Orientierung, weil Branchen weit auseinanderliegen. Aussagekräftiger ist der Vergleich mit den eigenen Vorjahren. Sinkt die Rendite drei Monate in Folge, während der Umsatz steigt, verkauft das Unternehmen vermutlich zu billig oder arbeitet zu teuer.

Eigenkapitalquote als Puffer

Die fünfte Zahl steht in der Bilanz: die Eigenkapitalquote, also der Anteil des Eigenkapitals am gesamten Kapital des Unternehmens. Sie zeigt, wie viel Verlust das Unternehmen verkraftet, bevor die Schulden das Vermögen übersteigen. Nach dem KfW-Mittelstandspanel lag die durchschnittliche Eigenkapitalquote im Mittelstand zuletzt bei 30,7 Prozent. Zugleich hatten 28,4 Prozent der Unternehmen weniger als zehn Prozent Eigenkapital, und bei sechs Prozent war es negativ.

Ein negatives Eigenkapital hat rechtliche Folgen. Deckt das Vermögen die Schulden nicht mehr, ist die Gesellschaft überschuldet, es sei denn, die Fortführung des Unternehmens ist überwiegend wahrscheinlich. Für den Insolvenzantrag bleiben dann höchstens sechs Wochen. Die Eigenkapitalquote ändert sich langsam, ein Blick pro Quartal genügt. Der Geschäftsführer sollte aber wissen, wo sie steht, bevor die Bank danach fragt.

Was die BWA nicht zeigt

Viele kleine Unternehmen bekommen monatlich eine BWA vom Steuerberater. Sie liefert Umsatz, Rohertrag, Kosten und Betriebsergebnis und ist damit die Grundlage für zwei der fünf Zahlen. Zwei Dinge zeigt die Standard-BWA aber nicht: die Liquidität und die offenen Forderungen. Eine Rechnung zählt dort als Umsatz, sobald sie geschrieben ist, auch wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat. Deshalb kann die BWA Gewinn ausweisen, während das Konto leer ist. Die Liste der offenen Posten und die Liquiditätsvorschau müssen daneben liegen.

Hilfreich ist ein fester Rhythmus: Kontostand, Vorschau und offene Posten wöchentlich, die BWA im Folgemonat, die Eigenkapitalquote im Quartal. Mehr Kennzahlen bringen selten mehr Erkenntnis. Wer 30 Werte in einer Übersicht sammelt, liest am Ende keinen davon. Fünf Zahlen auf einem Blatt, jeden Montag, sind der bessere Plan.