Mandatsannahme: wo die meiste Zeit verloren geht

Neun Schritte bis zur Akte

Ein Anruf, ein paar Fragen zum Sachverhalt, ein Termin: So fühlt sich die Mandatsannahme an. Bei genauem Hinsehen sind es deutlich mehr Schritte. Eine Aufstellung aus der Legal-Tech-Szene zählt neun: Anfrage beantworten, erste Angaben und Fristen abfragen, Interessenkollision prüfen, Termin vergeben, Unterlagen anfordern, Erstgespräch führen, weitere Unterlagen einsammeln, Vollmacht unterschreiben lassen, Akte anlegen. Nach dieser Aufstellung vergehen vom ersten Kontakt bis zur vollständig gefüllten Akte im Schnitt mindestens zehn Tage.

Wer eine Kanzlei mit zwei oder drei Anwälten führt, kennt die Folge. Jeder dieser Schritte löst Rückfragen aus, jede Rückfrage unterbricht die eigentliche Arbeit. Dieselbe Aufstellung nennt eine Zahl aus der Arbeitspsychologie: Nach einer Unterbrechung dauert es rund 23 Minuten, bis die Konzentration wieder da ist. Zehn kleine Unterbrechungen am Tag summieren sich so zu einem halben Arbeitstag.

Die Zeit geht in den Lücken verloren

Der einzelne Schritt kostet wenig. Die Vollmacht ist in zwei Minuten ausgedruckt, die Kollisionsprüfung in der Software dauert kaum länger. Teuer sind die Lücken dazwischen: die E-Mail mit der Bitte um Unterlagen, die drei Tage unbeantwortet bleibt, der Rückruf, der den Interessenten nicht erreicht, der Termin, zu dem der Mandant nur die Hälfte der Papiere mitbringt.

Dazu kommen Erstgespräche, aus denen kein Mandat wird. Die Aufstellung oben nennt sie als eigenes Problem: Sie binden Anwaltszeit, ohne dass ein Auftrag folgt. Oft war das schon nach dem ersten Anruf absehbar, nur hat niemand die richtigen Fragen gestellt. Wer Rechtsgebiet, Gegner, Fristen und Streitwert erst im Gespräch klärt, klärt sie zu spät.

Kollisionsprüfung und Geldwäschegesetz

Zwei Schritte lassen sich nicht abkürzen, sie lassen sich nur früh erledigen. Der erste ist die Prüfung auf Interessenkollision. Seit August 2022 steht ausdrücklich im Berufsrecht, dass ein Anwalt nicht tätig werden darf, wenn er in derselben Sache bereits die Gegenseite beraten hat. Die Prüfung muss vor der Annahme stehen und die persönliche Vorbefassung jedes Anwalts erfassen, nicht nur die Mandate der Kanzlei. Ein vorbefasster Anwalt erfasst die ganze Sozietät. Wer erst im Erstgespräch merkt, dass der Gegner ein alter Mandant ist, hat das Gespräch umsonst geführt und den Interessenten verärgert.

Der zweite Schritt ist die Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz. Sie gilt nicht für jedes Mandat, sondern nur für bestimmte Kataloggeschäfte, etwa Immobilienkäufe oder Gesellschaftsgründungen. Dort muss der Anwalt die Identität des Mandanten, der auftretenden Personen und der wirtschaftlich Berechtigten prüfen und das Risiko des Mandats bewerten. Die Bundesrechtsanwaltskammer hat 2024 Musterbögen dafür veröffentlicht. Wer sie in den Ablauf einbaut, erledigt die Dokumentation beim Anlegen der Akte und nicht Wochen später aus der Erinnerung.

Die vergessene Widerrufsbelehrung

Ein Schritt fehlt in vielen Abläufen ganz, und er kann das gesamte Honorar kosten. Kommt ein Mandat mit einem Verbraucher nur per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular zustande, gilt das Fernabsatzrecht. Der Mandant kann den Vertrag innerhalb von 14 Tagen widerrufen. Ohne Belehrung läuft diese Frist nicht an.

Das Landgericht Flensburg hat 2025 einen solchen Fall entschieden. Eine Mandantin hatte eine Kanzlei per E-Mail beauftragt, die Kanzlei hatte eine Stellungnahme gefertigt und mehr als 21.000 Euro berechnet. Die Mandantin widerrief. Das Gericht sah den Widerruf als wirksam an, und die Kanzlei bekam nichts, auch nicht für die bereits geleistete Arbeit. Eine Widerrufsbelehrung, die automatisch mit der Auftragsbestätigung verschickt wird, kostet nichts und gehört deshalb fest in den Ablauf.

Ein fester Ablauf statt Zuruf

Die Lösung ist weniger eine Software als ein Plan. Sinnvoll ist, die Schritte einmal aufzuschreiben, in der Reihenfolge, in der sie in der eigenen Kanzlei ablaufen. Dann zeigt sich, welche Schritte Anwaltsarbeit sind und welche nicht. Das Erstgespräch gehört zum Anwalt. Die Abfrage von Namen, Adresse, Gegner und Frist, die Kollisionsprüfung, die Terminvergabe und die Bitte um Unterlagen gehören dorthin nicht.

Für diese Schritte reicht oft ein Online-Formular auf der Kanzleiseite, das die Angaben strukturiert abfragt, bevor jemand zum Telefon greift. Schon 2019 rechnete in einer Befragung von gut 900 Anwälten, überwiegend aus kleinen Kanzleien, knapp 40 Prozent mit einem starken Durchbruch solcher Formulare. Einzelne Kanzleien berichten inzwischen, dass sie mit einem Chatbot auf der Webseite die Angaben sammeln, auf deren Grundlage sie über die Annahme entscheiden, und die Daten direkt in die Kanzleisoftware übernehmen. Ob Formular oder Chatbot, der Nutzen ist derselbe: Die Angaben liegen vor, bevor ein Anwalt Zeit investiert.

• Alle Schritte vom Erstkontakt bis zur Akte aufschreiben.
• Pflichtangaben festlegen, die vor jedem Termin vorliegen müssen.
• Kollisionsprüfung direkt nach der Anfrage, nicht erst im Gespräch.
• Widerrufsbelehrung bei Verbrauchern automatisch mitschicken.
• Unterlagenlisten je Rechtsgebiet vorbereiten und mit der Terminbestätigung versenden.