Warum Legal-Tech-Projekte in Kanzleien scheitern

Die Software ist selten das Problem

Angenommen, eine Kanzlei mit drei Anwälten kauft ein Programm zur Dokumentenerstellung. Der Anbieter zeigt in der Vorführung, wie aus einer Vorlage in zwei Minuten ein fertiger Schriftsatz wird. Sechs Monate später nutzt das Programm eine Rechtsanwaltsfachangestellte für Mahnungen. Die Anwälte schreiben ihre Schriftsätze weiter in Word, so wie immer. Das Projekt gilt intern als gescheitert, obwohl die Software genau das kann, was versprochen wurde.

Dieses Muster ist typisch. Wer nach den Ursachen sucht, landet fast nie bei der Technik. Eine Umfrage von legal-tech.de aus dem Jahr 2022 unter rund 270 Juristen nennt als größtes Hindernis der Digitalisierung die fehlende Zeit mit 40 Prozent, gefolgt von fehlendem Wissen und fehlender IT-Kompetenz mit 35 Prozent. Das begrenzte Budget landet mit 21 Prozent erst auf dem dritten Platz. Geld ist also seltener das Problem, als es in Kanzleibesprechungen klingt.

Zeit fehlt, nicht Geld

Die Zahl zur Zeit erklärt viel. Ein Legal-Tech-Projekt braucht Arbeitsstunden, die nicht abgerechnet werden: Vorlagen anlegen, Daten übertragen, Abläufe anpassen, Rückfragen klären. In einer kleinen Kanzlei gibt es dafür keine IT-Abteilung und keinen Projektleiter. Die Arbeit bleibt an einem Anwalt oder einer Fachangestellten hängen, zusätzlich zum Tagesgeschäft mit Fristen und Mandanten.

Die Digitalberaterin Lisa Wiesenfeld beschreibt genau diesen Engpass als häufigen Grund für gescheiterte Projekte: Fachleute sollen die Einführung neben ihrer vollen Arbeitslast stemmen. Sobald der Kalender voll ist, gewinnt immer die Frist, nie das Projekt. Die Einführung zieht sich, die Begeisterung vom Anfang verpufft, und irgendwann fragt niemand mehr nach. Die Lizenz läuft weiter, die Rechnung kommt monatlich, und die halb angelegten Vorlagen liegen in einem Ordner, den niemand mehr öffnet. Was als Zeitersparnis gedacht war, kostet am Ende beides: Zeit und Geld.

Werkzeug gekauft, Ablauf vergessen

Der zweite Fehler beginnt schon vor dem Kauf. Christian Ammer, früher IT-Chef einer Großkanzlei, beschreibt es so: Digitalisierung wird in Kanzleien in erster Linie als Frage nach dem richtigen Werkzeug diskutiert. Ein Zielbild fehlt, also eine Vorstellung davon, wie die Kanzlei in drei Jahren arbeiten soll. Die Folge sind Einzellösungen, die nebeneinander laufen, ohne dass die Daten zwischen ihnen fließen.

Für eine kleine Kanzlei heißt das: Wer eine Software zur Dokumentenerstellung kauft, aber nie festgelegt hat, welche Schriftsätze wie entstehen sollen, bekommt ein Werkzeug ohne Aufgabe. Jeder Anwalt arbeitet weiter nach seiner Art, und die Software wartet auf einen Ablauf, den es nicht gibt. Erst der Ablauf macht aus dem Programm einen Gewinn. Ohne ihn ist es ein weiteres Symbol auf dem Bildschirm.

Widerstand im Team

Der dritte Grund ist der unangenehmste, weil er mit Menschen zu tun hat. Wiesenfeld nennt die fehlende Einbindung und Akzeptanz der Nutzer als häufiges Hindernis. Widerstand gegen Veränderungen sei in traditionell geprägten Strukturen wie Kanzleien besonders stark. Unter Stress nehmen Mitarbeiter eine neue Software leicht als Kritik an ihrer bisherigen Arbeit wahr. Wer zwanzig Jahre lang Fristen fehlerfrei mit dem Papierkalender geführt hat, hört bei „Wir digitalisieren die Fristenkontrolle“ vor allem: Das war bisher nicht gut genug.

Dazu kommt eine Grundhaltung, die sich über Jahre hält. Das Soldan Institut hat 2017 Anwälte befragt: 46 Prozent fürchteten, dass Nicht-Anwälte mit Legal Tech in ihr Geschäft eindringen. Nur 32 Prozent erwarteten eine Entlastung von Routineaufgaben. Ein Drittel hatte sich mit dem Thema noch gar nicht befasst. Wer Technik vor allem als Bedrohung sieht, führt sie nicht mit Freude ein.

Wissen, das keiner hat

Bleibt das Wissen. In der Umfrage von 2022 fühlte sich die Hälfte der Teilnehmer gut oder sehr gut über Legal Tech informiert, 44 Prozent kannten sich nur oberflächlich aus. Diese Lücke zeigt sich beim Kauf: Ohne eigenes Wissen entscheidet die Vorführung des Anbieters, nicht der Bedarf der Kanzlei. Und sie zeigt sich danach: Wer nicht weiß, was die Software kann, nutzt zehn Prozent der Funktionen und zahlt für hundert.

Die Umfrage von 2025 unter rund 80 Teilnehmern, zur Hälfte Einzelanwälte, zeigt, wie weit die Kanzleien auseinanderliegen. 47 Prozent gaben an, ihre Kanzlei weitgehend oder vollständig digitalisiert zu haben. 22 Prozent arbeiteten nicht digital oder hatten erst die Grundlagen gelegt. Zugleich planten 64 Prozent, in den nächsten zwölf Monaten in KI zu investieren, während nur 16 Prozent bereits ein konkretes KI-Werkzeug einsetzten. Die Neugier ist da. Das Wissen, sie in ein funktionierendes Projekt zu verwandeln, oft nicht.